3 de 11 pasos para crear tu Manual de operaciones

Paso 1: DETERMINA CUAL ES TU ORGANIGRAMA

Una de las primeras actividades consiste en crear tu organigrama de tu negocio, o bien el organigrama de tu empresa matriz, de tu centro de distribución o de tu planta de producción. Todo dependerá de qué es lo que desees estandarizar como primer comienzo.

Toma los siguientes tips para el armado de tu organigrama:

1. Dale el título correcto a tus puestos: director, gerente, encargado, jefe, coordinador, auxiliar, eso dependerá de sus funciones y su cargo.
2. Recuerda que un puesto no puede tener más de dos jefes, eso es totalmente erróneo.
3. Determina cuáles son las líneas de mando y las líneas de comunicación.
4. Arma tu organigrama como “realmente debería funcionar” aunque existan diversos puestos que estarán vacantes. Es decir visualízalo a dos años de crecimiento.
5. Recuerda que los socios de la compañía podrán ser parte del organigrama, aunque no confundas que puede varios directores generales, sino que en una estructura organizacional, solo hay un solo director.

Ya que hemos armado el organigrama, vayamos al siguiente paso:

Paso 2: IDENTIFICA LAS FUNCIONES DE CADA PUESTO
Cuando hemos llegado a este paso, lo que sigue es llevar a cabo una entrevista plana con cada uno de ellos para identificar sus actividades. Claro, cuando lo hacemos, trata de diferenciar entre lo que hace y lo que debería hacer.

Gracias a esto podrás obtener una lista de funciones, donde podrás saber si ese puesto está bien colocado en tu organigrama o necesitas colocarlo en otro lado. Es un ejercicio muy importante porque te has acercado a lo que realmente sería su lista de procedimientos.
Por ello, una vez concluido este paso, ahora es saber el nombre de las áreas.

Paso 3: IDENTIFICA ÁREAS Y PROCESOS EN TU ORGANIGRAMA
Ha llegado el momento donde tendrás que ser hábil en identificar tus áreas dentro del organigrama, y para eso solo te posicionaras del puesto con mayor jerarquía hacia abajo y encerrarás cada unidad de negocio, así es como delimitarás tus áreas.

Ya terminada esta actividad, es momento de determinar tus procesos. ¿Que es un PROCESO? es un conjunto de procedimientos mutuamente relacionados entre sí que tienen entradas y salidas, y que se conectan entre sí con otros procesos de tu negocio o empresa.

Finalmente en este último paso que estamos hablando, consiste en identidad tus procesos. ¿Que crees? Ya los has identificado, por qué el nombre tus áreas es lo equivalente a tu nombre del proceso.

Por Ing. Guillermo R. Cerón Argüelles CEO en Frontin 5.0 (Experto en Estandarización, Sistema de Gestión y Desarrollo de Franquicias.