Todos conocemos la importancia de contar con procedimientos documentados, sin embargo al momento de diseñarlos surgen grandes dudas del como empezar y cual debe de ser el contenido.
Si tu te encuentras en esta situación, es necesario que apliques el modelo de precisión, el cual consiste en autorrealizarnos una serie de preguntas tales como ¿Qué se hace? ¿Cómo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cuándo se hace? ¿Dónde se hace? ¿Para qué lo hace? y ¿Para quién lo hace?
Los procedimientos documentados consisten en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz, sin embargo muchas veces caemos en el error de solo especificar las actividades a realizar, perdiendo de vista el establecer los canales de comunicación, la interacción con los colaboradores, las responsabilidades y la temporalidad de las actividades.
Para ser mas claro vamos a situar un ejemplo; supongamos que vamos a documentar el procedimiento para cambiar el neumático de un vehículo, sin el modelo de precisión, seria de la siguiente forma: Eleva el vehículo, retira el neumático, coloca el neumático de repuesto y asegura las tuercas.
Lo anterior es obvio, todos hemos cambiado un neumático, sin embargo quien no lo haya realizado antes o el vehículo sea nuevo, le surgirán infinidad de dudas. ¿Dónde se encuentra el neumático de refacción y el gato hidráulico? Si este tiene algún candado ¿Dónde se encuentran las llaves?, ¿Qué herramientas voy a usar? ¿Dónde coloco el gato hidráulico para elevar el vehículo? ¿Qué hago para evitar un accidente? ¿Qué hago si las tuercas se encuentran demasiado apretadas? Y así podemos seguir preguntándonos ya que desconocemos la actividad o el vehículo.
De manera muy similar debemos de documentar nuestros procedimientos con el mayor detalle posible, recordemos que aunque nosotros dominamos la actividad, nuestros sucesores o subordinados lo desconocen y requieren de esa guía que les permitan realizar las actividades sistemáticamente.
Para finalizar, en mi trayectoria me he dado cuenta de que los procedimientos correctamente documentados y bajo el modelo de precisión son fundamentales para el éxito de las organizaciones, de lo contrario, un procedimiento que no cuenta con una buena estructura se vuelve un documento más, sin valor para la organización e incluso hasta una carga ya que no se le encuentra gran utilidad.
#procedimientosdevalor
Por: Ing. Efraín G. Olmos
Consultor Experto en Procesos y Sistemas de Gestión en Frontin 5.0
