Como actualizar tus manuales, si es que tienes
“Como actualizar tus manuales, si es que tienes”
Si bien, uno de los primeros pasos mas importantes, es contar con tus manuales de operación, el segundo reto mantenerlos actualizados.
Frecuencia de actualización de manuales.
Dependiendo de la complejidad operativa, del número de procesos y procedimientos, la frecuencia de actualización de los manuales podría ser de la siguiente manera:
- Para empresas o negocios que acaban de implementar su manual de operaciones sugiero que sus actualizaciones sean cada mes, ya que están en una fase de prueba y error.
- Para empresa o negocios que ya tienen sus manuales de operaciones implementados al menos con un año, sugerimos que las actualizaciones sean cada trimestre o cuatrimestre.
Se debe de asignar solo a una persona que actualice el manual de operaciones, es persona suele llamarse “Encargado de Aseguramiento de Procesos y Procedimientos” y será la responsable de evaluar si esas modificaciones son aptas al procedimiento, a los entregables o a las políticas de este. Todo el personal de la empresa o negocios, podrá sugerir cambios, pero no podrá modificar el manual, ya que esa ultima decisión dependerá de los directores de cada área o bien del director general o dueño de negocio.
Cuando tus manuales están en versión impresa
- Se actualiza el manual de operaciones.
- Se identifican cuales son las hojas para cambiar.
- Se extrae las hojas del manual que se actualizarán.
- Se colocan las hojas nuevas del manual.
- Se notifica al propietario del procedimiento modificado.
- Se explica y capacita cual es la nueva modificación.
- Se determina un tiempo limite para que ejecuten esa nueva modificación.
Cuando tus manuales están en versión digital (en la nube)
- Se actualiza el manual de operaciones.
- Se identifican que documento o procedimiento que se cambiará.
- Se reemplaza el documento o procedimiento que esta en la nube.
- Se notifica al propietario del procedimiento modificado.
- Se explica y capacita cual es la nueva modificación.
- Se determina un tiempo limite para que ejecuten esa nueva modificación.
Las actualizaciones deberán llevar un control de cambios como se presenta en esta tabla recomendada:
Por: Ing. Guillermo Cerón Argüelles – Director General y consultor experto en Franquicias
