PRIMER OPCIÓN. Que cada persona puede elaborar sus procedimientos, de manera individual, en sus tiempos libres tanto en el trabajo como en su casa.- Ventaja: cada quien trabaja a su propio ritmo y tiempo. - Desventaja: puede haber muchos retrasos por correcciones y lentitud en el desarrollo de su procedimientos.
SEGUNDA OPCIÓN. Que las personas de una misma área, trabajen en tiempo, día y hora definidos. Por ejemplo, el área de administración podría reunirse varias horas los viernes en la sala de juntas para trabajar en orden y por prioridades hasta que termine de elaborar todos los procedimientos que le corresponden.- Ventaja: todos los conocedores de una área están juntos y pueden ir enriqueciendo los procedimientos.- Desventaja: hay que asegurarse de que todos colaboren en el mismo horario, sin interrupciones ni llamadas telefónicas.
TERCERA OPCIÓN. Que las personas encargadas de dos o más área trabajen en tiempo, día, y hora definidos. Por ejemplo, todos los responsables de área podrían reunirse varias horas los lunes en la sala de juntas todas las semanas para trabajar en orden y por prioridades hasta que terminen de elaborar todos los manuales.- Ventaja: todos pueden ver los ejemplos reales de otras personas y cómo se relacionan sus procedimientos con los de otros procesos. - Desventaja: hay que asegurar que todo el equipo esté comprometido a ayudarse y que tengas tiempo disponible para ello.
CUARTA OPCIÓN. Designar a una persona de la propia empresa, de tiempo completo, para que diseñe todos los manuales de procedimientos.- Ventaja: los colaboradores de la organización no pierden tiempo elaborando de su procedimientos.- Desventaja: hay que prescindir de la persona durante el tiempo que dure el proyecto.
QUINTA OPCIÓN. Contratar a un consulto experto para que elabore todos los manuales de procedimientos con un calendario estricto y metodología probada.- Ventaja: los colaboradores de la empresa no pierden mucho tiempo elaborando procedimientos y sólo proporcionan información y la revisan.- Desventaja: se tiene que asignar un presupuesto para que el consultor externo ejecute el proyecto en tiempo y forma.
Por Ing. Guillermo R. Cerón Argüelles CEO en Frontin 5.0 (Experto en Estandarización, Sistema de Gestión y Desarrollo de Franquicias.
